Het wel/niet bespeelbaar verklaren van de banen vindt plaats door de voorzitter Beheercommissie; bij diens afwezigheid wordt hij waargenomen door de groundsman of de voorzitter. Degene die besloten heeft tot sluiting van de banen bepaalt in principe ook het moment dat de banen weer bespeelbaar zijn.
Dagelijks wordt beoordeeld of de banen bespeelbaar zijn. Bij droge vorst met temperaturen tot ca. -10 graden mogen de banen bespeeld blijven worden. Bij sneeuwval, ijzel of ijsvorming zullen de banen direct onbespeelbaar worden verklaard en kan en mag er op zowel de tennis- als padelbanen niet meer worden gespeeld. De banen mogen niet worden betreden en de sneeuw mag niet worden verwijderd.
Als er sprake is van OPDOOI dan worden alle tennis- en padelbanen onbespeelbaar verklaard. (In geval van opdooi kan er op de padelbanen mogelijk toch gespeeld worden omdat die op drainbeton liggen en daarom in principe minder of geen last hebben van opdooi.)
Vanaf dat moment wordt zo vaak als nodig gecontroleerd of de banen alweer bespeelbaar zijn. Wanneer de vorst uit de banen is verdwenen en de periode van opdooi voorbij is, zullen de banen weer vrij worden gegeven om te spelen. Mocht het zijn dat de vorstperiode twee of meer ijsdagen had (temperatuur overdag niet boven nul) met nachttemperaturen van -5 graden of lager dan zullen uit voorzorg minimaal 2 x 24 uur "niet bespeelbaar" in acht nemen. Bij twijfel wordt altijd voorzichtigheid in acht genomen en blijven de banen dicht.
Als alle banen gesloten worden vanwege het niet bespeelbaar zijn van de banen, dan gaat de kantine dicht en dan worden de padel- en tennislessen en overige activiteiten geannuleerd. Als de padelbanen bespeelbaar blijven dan gaan de activiteiten die gepland zijn op die banen door en blijven het park en clubhuis open tijdens de normale openingstijden.
Na een periode van opdooi zijn de banen mogelijk nog een beetje zacht, ook kunnen er luchtbellen onder het tapijt komen, in dat geval zal er eerst door de onderhoudsploeg gewalst moeten worden om alle plooien weg te krijgen. Na het vrijgeven van de banen kan het 2 tot 3 weken duren voordat de ballen weer stuiteren zoals we gewend zijn. De banen zijn in het begin misschien nog een beetje zacht maar de banen stabiliseren zich weer na enige tijd bespeling. De toplaag heeft tijd nodig om weer goed op de ondergrond aan te sluiten.
Banen wel of niet bespeelbaar wordt gecommuniceerd door:
- Plaatsing van mededeling op de website, door middel van een nieuwsbericht en wordt het stoplicht op rood ingesteld, dat de banen tot nader order niet bespeelbaar zijn.
- De betreffende banen worden door de systeembeheerder geblokkeerd voor reserveringen en activiteiten in het reserveringssysteem.
- Hij zal vanuit zijn rol overige belanghebbenden informeren zoal bijvoorbeeld de trainer, de bardienst en contactpersonen voor activiteiten.
Opmerkingen:
Ook bij andere extreme weersomstandigheden zoals bijvoorbeeld storm, hevige regen, sneeuwstorm en extreme vorst kan de beheercommissie besluiten om de banen te sluiten. Bij onweer moeten alle spelers van de banen! Volg te allen tijde de aanwijzigingen van de beheercommissie, voor je eigen veiligheid en om beschadigingen aan de banen te voorkomen.
Ga bij het niet bespeelbaar zijn van de banen er niet automatisch vanuit dat je bardienst niet doorgaat, maar zoek hiervoor altijd afstemming met de barcommissie, competitieleider of organisator van de activiteit. Het kan namelijk best zijn dat er aan alternatieve oplossing is bedacht.